Interventi

11 Aprile 2011

"Un futuro per il presente"

“Un futuro per il presente”

Convegno Ibc - 11 aprile 2011

Intervento di Simonetta Saliera

Vicepresidente della Regione Emilia-Romagna

 

 

Buongiorno a tutti, vi ringrazio molto per la vostra presenza a questo importante appuntamento. Uno degli obiettivi più importanti che la pubblica amministrazione si pone, in questo momento storico, è quello di semplificare i propri processi normativi, amministrativi, gestionali. Si parla dovunque di servizi al cittadino, ma spesso si deve constatare che davanti al cittadino stesso le pubbliche amministrazioni presentano percorsi troppo complessi e articolati.

Ed è necessario ammettere che la tecnologia non sempre ci ha permesso, nel passato, di ottimizzare questi percorsi nel modo migliore. La vera sfida è perciò quella di utilizzare meglio tutte le potenzialità tecnologiche di cui la pubblica amministrazione si è dotata nel tempo, coordinandole in un modello organizzativo coerente e mirato alla massima semplificazione dei processi. Uno dei percorsi più significativi ispirati a questo concetto è quello della dematerializzazione dei processi amministrativi. In un’amministrazione pubblica come quella italiana, che si fonda sul concetto di documento, anche il processo più banale genera e richiede la produzione di un numero notevole di documenti cartacei, molto spesso duplicati a non finire, a fortissimo rischio da un lato di ridondanza e dall’altro di incoerenza, documenti che vengono scambiati di mano e di luogo per finire archiviati in siti diversi, molto spesso in più copie. Dematerializzare significa sostituire a questi flussi, complessi e spesso ripetuti, di documenti cartacei i percorsi molto più semplificati dei documenti elettronici. Semplificati perché all’interno delle procedure amministrative   di qualsiasi ente viene esaminata, emendata, validata un’unica copia elettronica dei documenti, riducendo moltissimo il ricorso alle copie in carta. Semplificati anche perché questa potenzialità tecnologica permette di ripensare con molta più libertà il modello organizzativo della gestione dei documenti, in un’ottica di ottimizzazione. Non è solo una semplice, per quanto lodevole, tendenza al risparmio che motiva questo processo: se lo si analizza in profondità si evidenziano tutta una serie di benefici indotti da una sempre maggiore dematerializzazione delle procedure:

-         Miglioramento dell’efficienza,  grazie alla riduzione e all’ottimizzazione dei percorsi;

-         Riduzione del tempo di avvio di nuovi servizi, mediante l’attivazione di flussi di lavoro specifici e dedicati;

-         Valorizzazione del patrimonio informativo, dovuta alla maggiore e più semplice condivisione delle informazioni, che a sua volta determina una valorizzazione dell’intero patrimonio informativo digitalizzato;

-         Riduzione dei costi e dell’impatto ambientale, dato il minore utilizzo di carta e riduzione rifiuti, minor consumo energetico, ed effetto “verde” sui consumi;

-         Trasparenza e miglioramento dell’immagine – vista la maggiore e più estesa disponibilità al pubblico di documenti e informazioni grazie alla tecnologia e ai nuovi percorsi organizzativi.

La costruzione di un sistema di gestione dei documenti e delle procedure di tipo informatico, in cui il documento “vero” sia quello digitale, non può però prescindere dalla certezza delle modalità di conservazione dei documenti stessi, pena il ricorso quasi clandestino alle copie cartacee diligentemente archiviate. La conservazione costituisce infatti un fattore fondamentale per la sostenibilità e la diffusione del processo di dematerializzazione, a garanzia che documenti e informazioni in formato digitale siano conservati e resi accessibili in modo autentico nel lungo periodo,  come avviene  attualmente per i documenti cartacei. La conservazione digitale presenta peraltro criticità nuove e complesse, legate soprattutto alle problematiche legate all'accessibilità e all'integrità e autenticità dei contenuti conservati nel lungo periodo. Per evitare rischi di obsolescenza tecnologica, ad esempio, occorre che le procedure di conservazione inizino il prima possibile, sin dalla fase di ingresso del documento nell'archivio corrente dell'ente, senza attendere che il documento sia versato in archivio di deposito al termine del suo ciclo attivo; vengono usate tempistiche diverse rispetto all'ambito cartaceo, attenuando la rigorosa articolazione dell’archivio nelle tre fasi (corrente, deposito, storico), che informavano le modalità precedenti. Le attività richieste per la conservazione a lungo termine dei documenti digitali richiedono interventi particolarmente complessi sotto il profilo infrastrutturale, tecnologico, organizzativo e professionale. Si tratta come comprensibile di dover garantire spazi di archiviazione informatica estremamente ampi, nelle condizioni di maggiore sicurezza fisica e logica ottenibili sul mercato, ma anche con la flessibilità necessaria, dal punto di vista dei formati, a garantire la disponibilità delle informazioni nel tempo, e non il tempo dell’informatica che si misura in anni o al massimo decenni, ma quello dell’archivistica, che si misura nei secoli. Questo tipo di interventi è difficilmente sostenibile da un singolo ente del territorio: da qui discende la convenienza di conseguire economie di scala mediante la realizzazione di una struttura unica preposta alla conservazione, al servizio di più enti. Con questa consapevolezza, la Regione Emilia-Romagna ha deciso di costituire il Polo archivistico regionale (ParER), una struttura che si pone come riferimento per tutta la pubblica amministrazione in Emilia-Romagna, una struttura preposta alla conservazione, l’archiviazione e l’accesso dei documenti informatici e in generale di ogni oggetto digitale, a supporto dei processi di innovazione e semplificazione amministrativa e di una pubblica amministrazione più trasparente e vicina ai cittadini. L’attività del Polo Archivistico Regionale è già iniziata da un anno, con la supervisione della competente Soprintendenza statale, e prevede per il futuro la progressiva archiviazione e conservazione dei documenti digitali di tutti gli enti del territorio regionale.
Sono molto lieta di dare l’avvio a questo Seminario,  a cui partecipano alcuni dei maggiori esperti nazionali e internazionali, e che è un occasione per approfondire alcuni dei temi sulla dematerializzazione e la conservazione digitale alla luce delle novità introdotte nel Codice dell'Amministrazione digitale nonché di conoscere le iniziative sul tema di diverse realtà regionali, ponendole a confronto con esperienze nazionali e internazionali. Il mio augurio a tutti voi è che queste giornate si dimostrino fruttuose e che ci permettano davvero di costruire nel presente le basi per un futuro molto migliore. Buon lavoro a tutti.

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